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  办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性 。

基本概念

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的载体和核心,计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

OA未来: “以人为本”是协同的精髓

企业的核心管控环节包括各项事务都存在一个事前规划预测、事中执行监控、事后分析优化的循环体系,都要有一个目标制定、分解执行落地、执行中资源协助、执行后分析优化的过程,不管是流程管理、知识管理还是目标绩效、计划任务管理。当我们把目光聚焦到执行者身上,就很轻易地得出以人为中心的协同运营导航平台的原型:这个平台需要能够明确地传达他的工作体系是怎样的、目标是什么、执行落地的步骤该怎么操作、执行过程中所需要的资源应该从哪里获取,以及执行的过程可以怎样来优化等等,而这个执行的过程支撑着企业各项事务的落地和效果。因此,以人为中心是协同的精髓之所在。

功能介绍

OA软件的核心应用是:流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算器、万年历等)。

OA管理平台基于“框架+应用组件+功能定制平台”的架构模型,主体部分由30多个子系统组成,包括信息门户、协同工作、工作流程、表单中心、公文流转、公共信息、论坛管理、问卷调查、计划管理、会务管理、任务管理、关联项目、关联人员、文档管理、外部邮件、在线考试、车辆管理、物品管理、设备管理、常用工具、办理中心、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、功能定制平台、集成平台、系统管理等,近万个功能点。

OA强调办公的便捷方便,提高效率,作为办公软件就应具备几大特性:易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性。

易用性

没有全面的应用做基础,一切都是空谈。

管理落地必须面向全员,所以,软件也必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。如果易用性不强,这个前提就不存在了,制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的,不过上网却几乎人人都会。所以,就支撑制度落地的软件而言,走网页风格可能是个最佳选择。

健壮性

必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

管理“落地”必须面向全员,所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性,尤其是针对集团型企业,软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性,否则,一旦出问题,哪怕是小问题,都可能影响到现实的集团业务,从而造成不可估量的损失。坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段,因为这样一来,决定应用并发数的并不是软件平台本身,而是硬件和网络速度;也就是说,从理论上讲,类似的软件平台没有严格的并发数限制。

开放性

能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面,而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求,所以,支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性,能够从其它软件系统中自动获取相关信息,并完成必要的关联性整合应用。  从技术上看,采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此,软件就能预留大量接口,为整合其他系统提供充分的技术保障。同时,现实的整合经验也必不可少,因为整合应用不光涉及到技术层面,还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。

严密性

必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。

企业,尤其是集团型企业,从制度落地的现实需求来看,一方面必须有统一的信息平台,另一方面,又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以,软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控,还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一,也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控,具备全面的门户功能。

实用性:80%标准化+20%个性化的绝配。

实用性

软件功能必须与管理实务紧密结合,否则药不对症,反而可能有负作用。而且,还必须能适应企业管理发展的要求。

现实中,企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求,另一方面,管理本身也是个不断发展的过程,所以,企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾,业界常见的有三种解决模式,项目化、产品化和平台化。

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